Naloge tajnika v organizaciji

Uspešnost katere koli organizacije je odvisna od truda sekretarjev. Naloge tajnika obsegajo opravljanje splošnih temeljnih, organizacijskih in rednih pisarniških obveznosti za podjetje, različne službe in vodstvo. Pomagajo pri vodenju e-front office in tudi pri administrativnih zadevah. Naloge tajnice večinoma ostanejo neopažene v javnosti. Vendar pa igrajo ključno vlogo pri organiziranju in ohranjanju organizacije na pravi poti

Lotimo se poslanstva prikazati pomen tajnic za nemoteno vodenje organizacije in opravljanje drugih organizacijskih nalog. Nekatere odigrane vloge so marsikomu neznane. Njihove vloge segajo dlje kot le zapisovanje in javljanje na telefon. Poklic je prehodil dolgo pot, da je postal bistvenega pomena za vse postopke odločanja v organizaciji.

Odgovornosti tajnice

Delo tajnice se razlikuje glede na področje. Opravljajo pa podobne naloge od zdravniških, pravnih do tajnic podjetij. Veščine visoko kompetentnih tajnic so v sedanji industriji veliko povpraševanje. Pogosto je poln natrpanih delovnih urnikov in kratkih rokov.

Preberite tudi

Stavka mrliških delavcev v Gani – razlogi in zadnje novice

Primeri nazivov delovnih mest tajnice

• sekretar
• Pravni sekretar
• Izvršni sekretar
• Tajnica (za krajši delovni čas)
• Receptorka

Kaj so tajniške naloge?

Mnogi ljudje pogosto zamenjujejo vlogo tajnice z osebnim asistentom. Vendar se teoretično vloge osebnega asistenta razlikujejo od vlog tajnice. Za razliko od osebnega asistenta tajnica potrebuje močne veščine in kompetence. Tajnik opravlja kompleksne naloge, ki vplivajo na osnovno delovanje organizacije.

Naloge pisarniškega tajnika se razlikujejo glede na panogo ali delodajalca. Poklica pa se med seboj navezujeta zaradi podobnosti delovnih okolij. Tajnice na različnih delovnih mestih opravljajo enake naloge in odgovornosti. To vpliva na delovanje organizacije. Tukaj je nekaj standardnih in primarnih nalog, ki jih tajnice opravljajo v različnih delovnih okoljih:

1. Sprejem

Kar zadeva generalne pisarniške položaje, naloge tajnikov vključujejo pomoč novim delavcem in obiskovalcem pri iskanju poti v organizaciji. Nekatere tipične vloge vključujejo usmerjanje obiskovalcev do ustreznih oddelkov in pisarn. Novim zaposlenim prvi dan pokažejo tudi svoje delovne postaje. Na splošno projicirajo celotno podobo podjetja s ponudbo vrhunskega in profesionalnega sprejema obiskovalcev pisarne.

Preberite tudi

Razlika med vodenjem in upravljanjem

2. Vložitev

Druga glavna vloga tajnic vključuje upravljanje datotek strank in delavcev. Shranjujejo tudi izdelane zapise, ki so kritični za nadaljnjo uporabo. V primeru bolnišničnega okolja je vloga tajnic, da med sestankom pri medicinski sestri ali zdravniku pripravijo bolnikovo kartoteko. Shranijo ga tudi ob zaključku termina. Datoteke postavijo po abecednem vrstnem redu in uporabljajo najnovejši in najpreprostejši sistem arhiviranja za preprosto shranjevanje in hitro iskanje.

3. Dopisovanje

Ko gre za pisarniško okolje, se tajnice pogosto povezujejo za dohodne in odhodne telefonske klice ter poštno korespondenco. Pobirajo telefonske klice strank, strank, poslovnih partnerjev. Pomagajo tudi pri reševanju poizvedb, ki jih objavijo stranke, ali posredujejo stranke v nadaljnja navodila ustreznemu oddelku. Delujejo tudi tako, da telefonirajo v imenu vodstva, ko posredujejo informacije strankam.

Dogovarjajo se za sestanke in opravijo dodatna poizvedovanja. Zapisovanje je bistvena veščina za tajnice, zlasti za vodje. Pripravijo tudi zapiske ali pisma in pregled elektronske pošte. Na uradnih srečanjih pišejo tudi zapisnike.

4. Upravljanje z dokumenti

Dokumenti so ključnega pomena za organizacijo in za njihovo upravljanje je odgovoren izključno tajnik. To poteka s kopiranjem dokumentov za pošiljanje po pošti ali interno distribucijo. Dokumente mora podjetje strankam, potencialnim poslovnim partnerjem ali strankam poslati tudi po faksu. Prejmejo tudi dohodne fakse, ko so vodeni do ustreznega oddelka.

Prav tako distribuirajo dokumente zaposlenim in strankam prek različnih obrazcev, kot so e-pošta, Excel, Word in preglednice. Tajnice tudi lektorirajo in pripravijo e-poštna sporočila, preden jih pošljejo na ustrezne kanale.

5. Splošna pisarniška opravila

Ko gre za majhne pisarne, se lahko vloge tajnika razlikujejo od opravljanja rutinskih pisarniških nalog in drugih povezanih opravkov, ki pomagajo pri delu drugih. To vključuje delo pri načrtovanju in prestavljanju terminov, ki so bili prvotno odpovedani. Vključuje tudi naročanje pisarniškega materiala, zapisovanje in pripravo okrepčil za obiskovalce.

6. Podpora

Pomembna vloga tajnice je nuditi podporo vodji ali vodjem v različnih oddelkih v organizaciji. Čeprav se delovne postaje lahko razlikujejo, so druge zapletene ali zaposlene, zato vsaki vodstveni ekipi dodelite osebnega tajnika. Druga delovna mesta imenujejo enega tajnika, ki služi nekaterim višjim menedžerjem, pri čemer ima samo glavni izvršni direktor osebnega tajnika.

7. Opravljanje vsakodnevnih nalog

Nekatere podobne naloge, ki jih opravljajo tajniki, so povezane z upravljanjem informacij. Tajnica vodi papirno in elektronsko kartoteko. Upravljajo tudi pošto na poti in upravljajo množico pisarniških strojev, kot so tiskalniki, faksi, računalniki in oprema za videokonference. Na drugih delovnih postajah pa tajnice sodelujejo pri sprejemanju narekov in oblikovanju poročil in pisem.

Drugi tudi revidirajo okvirne osnutke, ki so jih napisali menedžerji. Tajnice morajo imeti odlične in odlične slovnične in črkovalne sposobnosti. Prav tako morajo tipkati hitro in natančno ter biti spretni, ko gre za pomoč strankam. Imeti morajo tehnično znanje za ravnanje z različnimi računalniškimi programi, ki vključujejo baze podatkov, preglednice in grafiko.

Preberite tudi

Tečaji, lokacija in kontakti Ganskega inštituta za špediterje

Dolžnosti in odgovornosti tajnika

Od tajnika se pričakuje, da bo opravljal naslednje naloge;

Pred sejami komisije

• Dodelitev sobe, kjer naj bo sestanek
• Srečanje s predsednikom in dogovor o splošnem dnevnem redu seje
• Pošiljanje obvestila članom komisije o kraju in uri načrtovane seje ter o dogovorjenem dnevnem redu.
• Priprava vseh dokumentov, pomembnih za sestanek, vsaj teden dni pred dejanskim sestankom. Dokumenti morajo vsebovati tudi korespondenco z zadnje seje in zapisnik prejšnje seje.

Med sejami odbora

• Beleženje prisotnih na sestanku. Prav tako upoštevam ljudi, ki niso prisotni, a so se prej opravičili.
• Razširjanje in branje zapisnika zadnjega sestanka, medtem ko odgovarjate na vprašanja o zapisniku in po potrebi spreminjate zapisnik.
• Zapisovanje govora udeležencev sestanka ob poročanju o takojšnjem ukrepanju. Ob upoštevanju odločitev, ki jih je sprejel odbor.
• Poročanje odboru o vseh pismih, ki jih je napisala tajnica, in o vseh prejetih odgovorih za takojšnje ukrepanje.

Preberite tudi

Kontakti in uradi volilne komisije Gane

Po sejah komisije

• Pisanje uradnega zapisnika iz zapiskov, zajetih med sejo, pravočasno za izdajo do naslednje seje odbora
• Pisanje in pošiljanje katerega koli od pisem, za katera je odbor že zahteval obravnavo.

Izključna odgovornost tajnika je, da vzdržuje najnovejše evidence o naslednjem;

• Imena, uradni naslovi in ​​telefonske številke članov komisije
• Imena in naslovi članov združenja skupnosti
• Sestanki, ki so se jih udeležili povezani člani povezane skupnosti
• Pomemben stik pristojnih uradnikov.

Katere so tajniške naloge, specifične za naziv delovnega mesta?

Različnim sekretarjem v različnih panogah so dodeljene različne naloge. Tu so posebne odgovornosti tajnic, ki sodijo v opis delovnega mesta.

Splošne odgovornosti tajnika

• Zagotavljanje, da so seje odbora ustrezno vodene za člane
• Zagotavljanje, da so tudi drugi sestanki, kot so skupščina in dogodki, ustrezno vodeni.
• Vzdrževanje evidence članstva, ki ustreza trenutnemu sistemu
• Spremljanje akcijskih točk članov skupnosti, sprejetih med sestanki.

Preberite tudi

Državna služba Gane: dodatek in plača 2020

Posebne odgovornosti tajnice

• Načrtovanje in priprava sestankov odbora in AGM z drugimi ter njihovo ustrezno dodelitev. To vključuje načrtovanje datumov sestankov, pošiljanje obvestil o sestankih, rezervacijo sob, zapisnikov in drugih ustreznih dokumentov. Tudi priprava dnevnega reda končnega sestanka v sodelovanju s predsednikom.
• Zagotavljanje dodatne minute časa za seje odbora. Še posebej, ko gre za zaprta srečanja.
• Natančno beleženje odločitev in ukrepov v zapisnik ter poročilo za prihodnje seje odbora in napredek ukrepov z rezultati in odločitvami, oblikovanimi na sejah.
• Vodenje točne in natančne tekoče evidence članstva. Poleg tega izdajanje obvestil o podaljšanju in evidentiranje članarine v povezavi z blagajnikom.
• Ukvarjanje s korespondenco s pisanjem pisem in e-pošte, o katerih so se dogovorili na sestankih odbora. Prav tako povzemanje dopisov in prejetih elektronskih sporočil za naslednji sestanek ter priprava ustreznih odgovorov.
• Načrtovanje katerega koli povezanega poročanja, ki ga je treba izvesti. To vključuje letno poročilo za člane združenja skupnosti.

Preberite tudi

Razložene promocije izobraževalne službe Gane

Splošne dolžnosti

• Zagotavljanje izpolnjevanja zahtev hiše podjetja.
• Zagotavljanje, da so seje odbora vodene in ustrezno zabeležene.
• Tudi seznam direktorjev hiše podjetij je treba posodobiti na trenutno stanje
• Zagotavljanje ustrezne udeležbe in beleženja skupščin in izrednih skupščin
• Ažurno vodenje članske evidence
• Zagotavljanje, da letni donosi sovpadajo z regulativnimi organi, kot je primerno, v pravi obliki.

Zaposlitve tajnikov je veliko v različnih sektorjih gospodarstva. Nekateri največji delodajalci tajnic so vključeni v naslednje sektorje;

• Socialna pomoč
• Skrb za zdravje
• izobraževanje
• Profesionalne delovne postaje
• Verske organizacije
• Vlada in civilne družbe
• Znanstvene in tehnične storitve

Spretnosti in temeljne kompetence tajnikov

1. Predanost poklicni rasti

Tajnice morajo razumeti, da se poklic nenehno razvija, zato morajo svoje veščine nenehno posodabljati. Delodajalci so odvisni od njih, da s svojimi veščinami nenehno izboljšujejo pisarniško učinkovitost delovnega mesta. Tajnice lahko naredijo vtis na delodajalce tako, da podaljšajo svoje usposabljanje in poiščejo druge priložnosti za nadgradnjo svojih trenutnih znanj. To še naprej krepi njihove poklicne vrednote, ki so povezane z veščinami v njihovem življenjepisu.

Preberite tudi

Obrazec za mesečno poročilo NSS za dežurstvo 2018

2. Odlične komunikacijske sposobnosti

Večino časa tajnice porabijo za telefoniranje, elektronsko pošto, poročila, pisma in na recepciji. To pomeni uporabo prvega vtisa za sklicevanje idej in vrednot celotne organizacije. Nadaljnja rast poslovanja je odvisna od odnosa do strank, partnerjev in strank. Tajnice morajo poslušati stranke, slediti navodilom in poročati povratne informacije. Prisoten mora biti poudarek na verbalnih in organizacijskih komunikacijskih veščinah, ki vas razlikujejo od drugih prosilcev.

3. Odprtost za timsko delo

Sekretarji bi morali biti odprti za skupinsko delo z drugimi oddelki, da zagotovijo doseganje ciljev organizacije. To pomeni, da je treba uporabiti inovativnost, sodelovanje in trdo delo. Prevzeti bi morali pobude za zagotovitev izboljšanja učinkovitosti delovnega mesta.

PREBERITE TUDI : Ugotovljeni so bili še trije najvišji menedžerji za Menzgoldom

Preberite tudi

Nasveti za prenos ocenjevalnega obrazca NSS 2018

Poleg zgoraj navedenih veščin morajo tajnice imeti tudi medosebne veščine, opravljati več nalog in biti pozorne na podrobnosti. Ker je to precej stresno delo, bi morali imeti tudi veščine obvladovanja stresa zaradi znatnega vložka dela. Dolžnosti tajnika se lahko razširijo in razlikujejo od različnih panog. Vrednost tajnic nenehno raste, kar ustvarja več priložnosti.

Če vas navdušuje možnost dela na recepciji, bodite pripravljeni povečati vpliv na poslovanje organizacije. Poskrbite tudi za to, da se naučite nalog tajnice v organizaciji. Treba je izboljšati kvalifikacije, da se boste ločili od ostalih tajnic. Če želite pridobiti več veščin in kompetenc v tajniškem poklicu, vas pozivamo, da se vpišete v različne tečaje Administracija in Tajništvo.

PREBERITE ŠE:

• Nana Addo imenuje izvršnega sekretarja na ključni novinarski konferenci
• Seznam pohištvenih podjetij v Gani 2018